E-Mail-Workflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Lead-Generierung. Sie ermöglichen es Unternehmen, durch gezielte Kommunikation mit potenziellen Kund:innen in Kontakt zu treten und so den Verkaufsprozess zu optimieren. Der Umgang mit digitalen Leads und die Automatisierung und Digitalisierung von Marketing- und Vertriebsprozessen macht die Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch persönlicher und relevanter. Warum das so ist und wie Sie einen strategischen E-Mail Workflow entwerfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Viele Marketingspezialisten glauben, es sei zu viel Aufwand, einen E-Mail Workflow zu erstellen. Dabei wird jedoch unterschätzt, welche Rolle Workflows einerseits für das Lead Nurturing, und andererseits für die Kundenbindung spielen. Wir sind der Meinung, dass E-Mail Workflows Teil einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie sein müssen - denn die Vorteile sprechen für sich!
Ein Workflow ist eine Reihe von definierten Schritten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Er legt die Reihenfolge der Arbeitsschritte und die Zuständigkeiten fest.
E-Mail-Workflows sind nützliche Werkzeuge, um qualitativ hochwertige Gespräche mit potenziellen Kunden zu initiieren. Durch automatisierte, aber personalisierte Nachrichten wird der Empfänger kontinuierlich mit wertvollen Informationen versorgt, die sein Interesse wecken und aufrechterhalten. Diese gezielte Kommunikation schafft die Grundlage für sinnvollere und effektivere Dialoge zwischen Kunden und Unternehmen.
Ein nahtloser Übergang von digitalen Interessent:innen zu echten, wertvollen Kund:innen
Der gezielte Einsatz eines CRM-Systems - und dessen Fähigkeit, E-Mail-Workflows zu erstellen - ermöglicht Unternehmen den nahtlosen Übergang von digitalen Interessent:innen zu echten, wertvollen Kund:innen. Qualifizierende Gespräche und eine personalisierte, direkte Kommunikation sind dann wesentlich einfacher.
Bevor wir auf den Hintergrund strategischer E-Mail-Workflows eingehen, lesen Sie im nächsten Abschnitt, was einen digital Lead ausmacht.
Ein Lead ist ein Besucher oder eine Besucherin Ihrer Website, die Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt und Daten hinterlässt.
Die Reise eines digitalen Leads beginnt mit einer ersten Interaktion auf einer Online-Plattform, sei es das Anklicken eines Links, das Ausfüllen eines Formulars oder das Herunterladen eines E-Books.
Der Weg eines digitalen Leads ist also ein dynamischer Prozess, der sich an die Bedürfnisse und Verhaltensmuster des Einzelnen anpasst, um ihm einen einzigartigen Mehrwert zu bieten.
Sie suchen nach einem Überblick der einzelnen Phasen des Lead-Nurturings? Klicken Sie hier!
Ein E-Mail-Workflow in unserem Kontext bedeutet konkret: Ein potenzieller Kunde besucht Ihre Website auf der Suche nach Antworten auf seine Fragen.
Indem er seine Daten hinterlässt, initiiert er Ihren Lead-Nurturing-Prozess. Dies ist der Startpunkt für einen Workflow. Jeder Workflow hängt von einem Trigger - einem Auslöser - ab.
Zum Beispiel:
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Gut zu wissen: E-Mail Workflows gehören zum Repertoire der Inbound Methodik. Marketing-Automation-Tools wie z.B. das der All-in-One Plattform HubSpot bieten alle möglichen Ja/Nein- und Wenn/Dann-Verzeigungen an. So können Sie Leads individuell und entsprechend ihrem tatsächlichen Online-Verhalten weiterentwickeln. |
Diesem Auslöser begegnen Sie mit gezielten, weiterführenden Nachrichten. Und die sind in einem Workflow zusammengefasst.
Für den Aufbau eines E-Mail-Workflows werden drei thematische Phasen empfohlen:
Ein potenzieller Kunde oder Kundin hat Interesse bekundet und damit Ihren Workflow ausgelöst? Dieses Interesse muss aufgegriffen und weiter entwickelt werden. Und genau das ist das Ziel der ersten Phase eines jeden Workflows.
Workflow-E-Mails sind die erste Information, die Sie einem Interessenten oder einer Interessentin zukommen lassen, nachdem er oder sie z.B. ein E-Book von Ihrer Website heruntergeladen hat. Und für diese erste Reaktion gilt eines ganz besonders: Sie sollte auf jeden Fall einen Mehrwert bieten.
Machen Sie nicht den Fehler, Ihr Unternehmen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in solchen E-Mails direkt zu erwähnen. Gehen Sie stattdessen auf den Download ein, der zuvor durchgeführt wurde.
Geben Sie weitere Tipps, die einen echten Mehrwert bieten und für ihn wirklich relevant sind. Seien Sie ein unaufdringlicher Helfer!
Noch zwei Empfehlungen:
Ihr Hauptziel sollte darin bestehen, Ihre Leads aktiv zu halten und glücklich zu stimmen. Lassen Sie sie denken: Super. Ich erhalte hier nützliche und hilfreiche Informationen, werde aber nicht übers Ohr gehauen. Deshalb mag ich diese Leute irgendwie und möchte gerne weitere E-Mails erhalten.
Wenn Sie - zum Beispiel mit HubSpot - ein Tracking Ihrer Mails eingerichtet haben, dann können Sie sogar überprüfen, ob sich Ihre Leads mit Ihren E-Mails tatsächlich auseinandersetzen und ob Sie bereit für die nächste Stufe sind.
Die zweite Phase eines E-Mail Workflows stärkt die Beziehung zum Lead.
Auch in dieser Phase sollten Sie daher Ihr Unternehmen noch nicht erwähnen. Der Unterschied zu Phase 1 besteht darin, dass Sie damit beginnen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen einzubringen. Entscheidend dafür: Zeigen Sie Empathie mit den Problemen Ihres Leads.
Mit anderen Worten: erzählen Sie, auf welche Art und Weise Sie Probleme lösen können.
Ihr Lead hat in der Regel sogenannte Pain Points. Im Idealfall haben Sie diese bereits bei Ihrer Persona-Erstellung definiert. Pain Points (Schmerzpunkte) sind Aufgaben und Herausforderungen, wie z.B. Webpräsenz ausbauen, Reichweite im Marketing erhöhen, Vertrieb und Service digitalisieren, datenbasiert planen und arbeiten, Kunden gewinnen, etc.
Wenn Sie für diese Phase Workflow E-Mails erstellen, dann beginnen Sie den Inhalt jetzt etwas allgemeiner zu fassen. Lassen Sie dabei die Pain Points Ihres Kunden anklingen. Sie müssen nicht mehr direkt auf den zuvor getätigten Download eingehen. Ihr Lead sollte vielmehr das Gefühl bekommen, dass Sie ihn verstehen und für ihn da sind. Sie verstehen sogar seine aktuellen Herausforderungen und kennen die Ziele, die er erreichen will. Seien Sie empathisch und machen Sie ihm das in den E-Mails dieser Phase klar.
Je nachdem, wie Ihre Customer Journey definiert ist, könnten Sie Ihrem Lead auch ein Download-Angebot senden, das ihn in seinem Prozess weiterbringt.
Das Ziel Ihrer Workflow E-Mails lautet, dem Leser zu zeigen, dass Sie seine Position verstehen und seine Herausforderungen kennen. Das bedeutet: Sie versuchen, das Wissen Ihres Leads - rund um sein ursprüngliches Interesse - zu erweitern und dadurch sein Vorankommen zu unterstützen. Sie etablieren sich durch Ihr Expertenwissen.
Im Hintergrund gilt es, damit das Vertrauen in Sie und Ihre Hilfe weiter auszubauen. Außerdem zeigt Phase 2 eines Workflows, dass eine Lösung parat steht, die Sie gerne teilen, um bei der Bewältigung von Herausforderungen zu helfen.
In der dritten und letzten Phase des E-Mail Workflow Prozesses steht die direkte Kontaktaufnahme im Vordergrund. Sie versuchen die Dinge ins Rollen zu bringen. Sie bieten den Dialog an, um Herausforderungen genauer zu beleuchten und gemeinsam Lösungen umzusetzen.
Jetzt können Sie endlich von sich erzählen, ohne aufdringlich zu wirken. Leads in diesem Status erwarten das sogar. Sie wollen jetzt wissen, wer ihnen die ganze Zeit schreibt (und hilft).
Bis zu diesem Punkt haben Sie gezeigt, dass Sie den Lead verstehen. Der Inhalt Ihrer E-Mails in der dritten Phase dreht sich nun um Ihr Unternehmen. Welche guten Bewertungen haben Sie bereits erhalten? Welches Kundenfeedback hat Ihnen besonders gut gefallen? Haben Sie bereits eine Auszeichnung erhalten? Alles, was dem Leser zeigt, dass Sie der Experte sind, kann in dieser Phase kommuniziert werden.
Versuchen Sie, die Leser zum Nachdenken zu bringen, im Sinne von: Vielleicht können diese Leute auch meine Probleme lösen.
In dieser Phase können Sie Ihrem Lead auch anbieten, mit einem Ihrer Vertriebskollegen zu sprechen. Hier spielt das Zusammenspiel von Marketing und Sales eine wichtige Rolle. Oder Sie bieten eine Demo oder Preisgestaltung an.
Das Ziel in dieser Phase ist simpel: Sie gehen zum Handeln über.
Sie treten mit Ihrem Lead in einen direkten Dialog.
Sie gewinnen die Erlaubnis, direkten Kontakt herzustellen.
Die Erstellung von E-Mail-Workflows ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen es, auf konkrete Interaktionen der Leads zu reagieren und den Kontakt effizienter und personalisierter zu gestalten. Das Resultat ist eine fließende und zielgerichtete Kommunikation, die sowohl den Kunden als auch das Unternehmen voranbringt. Durch oben genannte Strategie und die Nutzung digitaler Werkzeuge können komplexe Abläufe vereinfacht und Prozesse nachhaltig verbessert werden, was die Basis für eine erfolgreiche Lead-Generierung bildet.
E-Mail Workflows haben eine Menge zu bieten. Sie helfen dabei selbst komplexe Zusammenhänge zu nutzen, um Leads zu aktivieren, Ihre Expertise zu etablieren und direkten Kontakt herzustellen. Und Workflows sind vielfältig. Bedenken Sie: Dieser Artikel stellt nur ein einfaches, lineares Beispiel dar, wie eine Abfolge Ihrer E-Mails aussehen kann.
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Für Inbound-Profis ist Lead-Nurturing ein gewichtiger Teil der Marketing Automatisierung.
Der Vorteil liegt eindeutig darin, dass ein Workflow - einmal erstellt - hier von einer Software verwaltet wird. Denn dadurch werden Leads schneller angesprochen. Kein Lead bleibt unbeachtet, wenn er die Trigger des Workflows erfüllt hat. Und Sie selbst können sich erst einmal zurücklehnen.
Eine persönliche Betrachtung des Leads kann später erfolgen. Lead-Nurturing und Lead-Qualifikation erfolgen automatisch.
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