Als Marketing-Manager oder Managerin kennen Sie die Bedeutung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems und wissen, wie wichtig es ist, Kundenbeziehungen zu pflegen und zu verwalten. Nun steht bei Ihnen ein Wechsel des CRM Systems an und Sie fragen sich, wie Sie sicherstellen können, dass dieser reibungslos verläuft und die Erwartungen erfüllt werden. Wir haben eine Liste von 10 Fragen zusammengestellt, die Ihnen bei der Vorbereitung auf die Systemmigration helfen werden.
10 Fragen vorab für eine gelungene Datensynchronisierung bzw. Systemmigration:
Frage 1: Warum möchten Sie das CRM System wechseln?
Die Antwort auf diese Frage hilft, die richtige Entscheidung für ein neues System zu treffen. Möglicherweise gibt es spezifische Funktionen, die Ihr aktuelles CRM nicht bietet oder es ist zu teuer in der Wartung. Notieren Sie sich Ihre Gründe, um später die Vorteile eines neuen Systems besser abwägen zu können.
Frage 2: Welche Funktionalitäten benötigen Sie?
Es ist wichtig, dass das neue CRM System alle wichtigen Funktionen enthält, die Ihr Geschäft benötigt. Machen Sie sich eine Liste mit den Funktionen, die Sie brauchen und vergleichen Sie diese später mit den angebotenen Features des neuen Systems.
Informieren Sie sich hier weiter über CRM Funktionen:
CRM Checkliste: Das sind die 11 wichtigsten CRM-Funktionen
Frage 3: Haben Sie die Infrastruktur für das neue System?
Bevor Sie ein neues CRM System implementieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Infrastruktur kompatibel ist. Überprüfen Sie die Hardware- und Software-Anforderungen des neuen Systems und stellen Sie sicher, dass diese erfüllt werden.
Frage 4: Welche Daten müssen migriert werden?
Planen Sie im Voraus, welche Daten in das neue System übertragen werden sollen. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle gesammelten Daten und können somit die Migrationskosten senken.
Frage 5: Wie werden Sie Ihre Mitarbeiter schulen?
Eine ausführliche Einführung in ein neues CRM System stellt sicher, dass alle Mitarbeiter es effektiv nutzen können. Überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen werden und stellen Sie sicher, dass Schulungsmaterialien vorhanden sind.
Frage 6: Wie hoch ist das geplante Budget für die Migration?
Die Kosten für eine Systemmigration können variieren und es ist wichtig, ein realistisches Budget festzulegen. Vergleichen Sie Angebote verschiedener Anbieter und denken Sie auch an mögliche Zusatzkosten wie Schulung oder Support.
Frage 7: Welche Sicherheitsmaßnahmen sind im neuen System integriert?
Der Schutz von Kundendaten ist entscheidend für jedes Unternehmen. Machen Sie sich daher mit den Sicherheitsfunktionen des neuen Systems vertraut und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen und geforderten Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden.
Lesen Sie hier Tipps zur geforderten Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung:
DSGVO umsetzen: Diese HubSpot-Features helfen Ihnen dabei
Frage 8: Wie sieht die Integration mit anderen Systemen aus?
Prüfen Sie, ob das neue CRM System nahtlos mit anderen bestehenden Systemen integriert werden kann. Eine reibungslose Zusammenarbeit aller Systeme ist wichtig für ein vernünftiges Datenmanagement, effektive Prozesse sowie eine positive Nutzererfahrung.
Hier finden Sie die Vorteile der Systemintegration am Beispiel HubSpot und Salesforce aufgelistet:
Vorteile der HubSpot Salesforce Integration
Frage 9: Gibt es eine Testphase?
Um sicherzustellen, dass das neue CRM System reibungslos funktioniert, ist eine Testphase unerlässlich. Planen Sie daher genügend Zeit ein, um das System ausgiebig zu testen und eventuelle Fehler oder Probleme zu beheben.
Frage 10: Wie ist der Support und die Verfügbarkeit des Anbieters?
Ein zuverlässiger Support und eine schnelle Reaktionszeit sind wichtig, um Probleme schnell zu lösen und Ausfallzeiten zu minimieren. Informieren Sie sich daher im Voraus über den Support des Anbieters und deren Verfügbarkeit, insbesondere bei kritischen Problemen.
Fazit: Eine erfolgreiche CRM Systemmigration braucht gute Vorbereitung und Unterstützung!
Indem Sie die oben genannten Fragen vorab beantworten, können Sie sicherstellen, dass der Wechsel reibungslos verläuft und Ihre Erwartungen erfüllt werden. Denken Sie daran, Ihre Gründe für den Wechsel zu notieren und die benötigten Funktionalitäten sowie die Infrastruktur zu überprüfen. Planen Sie die Migration Ihrer Daten im Voraus und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult sind. Vergessen Sie nicht, ein realistisches Kosten- und Zeit-Budget festzulegen und sich mit den Sicherheitsmaßnahmen des neuen Systems vertraut zu machen. Prüfen Sie außerdem die Integration mit anderen Systemen und planen Sie eine ausgiebige Testphase ein. Informieren Sie sich über den Support des Anbieters und deren Verfügbarkeit.
Nicht nur eine sorgfältige Vorbereitung, sondern auch die Unterstützung von Profis ist entscheidend für eine erfolgreiche CRM Systemmigration. Lesen Sie in diesem Blogartikel, welche Rolle eine Digitalagentur bei der Datensynchronisierung spielt und was sie für Sie tun kann:
Verschiedene Systeme: Tipps einer Digitalagentur für eine effektive Datensynchronisierung
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