In der Theorie wissen Sie, wie Sie Ihr Marketing mit der DSGVO vereinen. Aber haben Sie dieses Wissen auch bereits in die Praxis umgesetzt? Seit Inkraftsetzung der DSGVO begleitet HubSpot die Implementierung aller Anforderungen und bietet daher eine Softwarelösung, die optimal vor Sanktionen schützt. Datenerfassung, Datenspeicherung und -verarbeitung werden mit HubSpot mühelos DSGVO-konform.
Die DSGVO umsetzen ist längst Pflicht
Mit der Datenschutzgrundverordnung werden vor allem Betroffenenrechte gestärkt, wenn es an die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen geht. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass diese Unternehmen ihre Maßnahmen den bereits seit Mai 2018 geltenden Rechten anpassen müssen, um hohe Strafzahlungen zu verhindern.
Gerade das Marketing ist von diesen Anpassungen besonders betroffen, da sowohl jedes CRM-System als auch Lead Management und E-Mail Marketing nur mit der Verarbeitung persönlicher Daten funktionieren. Die gute Nachricht:
Eine leistungsstarke Software kann alle Sorgen zur Einhaltung der DSGVO abstellen.
Ob CRM, Lead Management oder E-Mail Marketing – all diese Bereiche können Sie mithilfe der Funktionen der HubSpot-Software so absichern, dass Sie weiterhin individuelles Marketing betreiben können, ohne dabei rechtswidrig zu handeln.
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Direkt konform zur DSGVO mit HubSpot
Bevor wir auf einzelne Kernfunktionen genauer eingehen, ist wichtig Folgendes zu wissen:
HubSpot behandelt die DSGVO mit dem notwendigen Ernst. Das bedeutet, bestimmte DSGVO-bezogene Features werden in den Einstellungen mit einem einzelnen Ein/Aus-Schalter direkt aktiviert.
In einigen Fällen werden dabei DSGVO-Funktionen erst mit Aktivierung dieser Einstellung angezeigt. In anderen Fällen wird durch das Einschalten direkt das Standardverhalten von Funktionen geändert:
- So wird direkt ein Banner aktiv, über das Ihre Website-Besucher in die Nutzung von Cookies einwilligen.
- Kontakt-Datensätze erhalten direkt die Funktion für eine DSGVO-konforme Löschung.
- Alle Formulare werden automatisiert an die Richtlinien angepasst.
- Alle E-Mails erhalten standardmäßig einen Link zum Abmelden.
- Ähnliche Anpassungen erfahren auch Chatfunktionen und Meeting-Links.
- Bei einer DSGVO-konformen Löschung werden Warnfunktionen aktiviert, die eine erneute Kontaktaufnahme verhindern.
- Ein Fehlen rechtlicher Grundlagen wird ebenso per Warnung angezeigt.
Das zeigt:
Die Umsetzungen von HubSpot ersetzen zwar im Zweifel keine Rechtsberatung, erleichtern jedoch mit vielen Funktionen die Compliance der DSGVO.
Die folgende Checkliste beschreibt detailliert HubSpots Vorzüge dabei.
DSGVO umsetzen - Checkpoint 1:
Datenerfassung
Einwilligungserklärung in Formulare einbinden und nachverfolgen
Auch bereits vor der EU-weit wirksamen DSGVO war das Einholen einer Einwilligung zur Datenspeicherung und -verarbeitung der betroffenen Person Pflicht. Die Strafen bei Nichtbeachtung dieser Regelung wurden 2018 jedoch angehoben, sodass Sie ihr unbedingt nachkommen sollten.
Unternehmen verpflichten sich, die Einwilligung völlig freiwillig zu gestalten sowie die Betroffenen umfassend darüber zu informieren, zu welchem Zweck die Daten gespeichert und in welcher Weise sie genutzt werden.
Die HubSpot-Software ermöglicht es Ihnen, Landing-Pages und Formulare individuell zu erstellen und zu personalisieren und so die potenziellen Kunden mit allen eingeforderten Informationen auszustatten. Außerdem können Sie auf all Ihren Seiten Interessenten auf deren Widerrufsrecht hinweisen.
Double-Opt-in einrichten
Auch wenn das sogenannte Double-Opt-in Verfahren kein Muss ist, empfehlen wir es rückhaltlos als zusätzliche Absicherung.
Das Double-Opt-in beschreibt dabei eine doppelte Einwilligung potenzieller Kunden in die Verarbeitung ihrer Daten über einen Bestätigungslink per E-Mail. Dieser wird automatisch bei der ersten Einwilligung an den Lead versandt.
In HubSpot aktivieren Sie dafür lediglich die Double-Opt-in Funktion, um sicherzustellen, dass automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an jede Person versandt wird, die auf Ihrer Website ein Formular ausfüllt.
DSGVO umsetzen - Checkpoint 2:
Datenspeicherung und -verarbeitung
Kontaktdaten exportieren
Mit der DSGVO wurden Einzelpersonen ermächtigt, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und darüber hinaus einen Datenexport anzufordern. Das kann bei schlichtem Interesse oder beispielsweise bei einem Anbieterwechsel der Fall sein. Durch diese Richtlinie sind Unternehmen daher verpflichtet, beide Funktionen sicherzustellen.
Mit HubSpot lassen sich Datensätze problemlos in einem benutzerfreundlichen Format exportieren. Das heißt: Wenige Klicks nach Aufruf des betreffenden Datensatzes genügen, um ihrer Auskunftspflicht nachzukommen.
Sie können zusätzlich sogar eine Automatisierung einrichten. Sobald die betreffende Anfrage eines Ihrer Kontakte eintrifft, werden die Daten dann automatisch exportiert und an eine autorisierte Adresse gesendet.
Daten bearbeiten bzw. aktualisieren
Genauso leicht wie exportieren, lassen sich Daten bearbeiten oder aktualisieren. Denn auch hierzu verpflichtet die DSGVO bezogen auf potentielle Kunden.Auch hier haben Sie mit wenigen Klicks die Möglichkeit, beispielsweise die Adresse oder E-Mail-Adresse eines Leads oder Kunden anzupassen, sollte diese sich geändert haben.
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DSGVO umsetzen - Checkpoint 3:
Beenden einer Kundenbeziehung
Optionen für das Abmelden und für E-Mail-Präferenzen einrichten
So wie die betroffene Person in die Verwendung ihrer Daten eingewilligt hat, kann sie diese Einwilligung auch jederzeit zurückziehen. Zu diesem Zweck ist jede Marketing-E-Mail, die Sie mit HubSpot versenden, automatisch mit einem Abmelde-Button ausgestattet.
So können sich Empfänger mit einem Klick aus Ihrem E-Mail Verteiler löschen lassen. Außerdem können Ihre Adressaten über E-Mail Präferenzen festlegen, welche Art von E-Mails sie erhalten möchten und welche nicht.
HubSpot und DSGVO: Zukunftstaugliche Umsetzung
Neben der Verbesserung und Vereinfachung der bereits bestehenden DSGVO-konformen Funktionen, entwickelt HubSpot kontinuierlich weitere Maßnahmen zur rechtskonformen Nutzung personenbezogener Daten.
- Das Recht auf Vergessenwerden wurde z.B. umgesetzt durch die Möglichkeit zur umfassenden Löschung aller gespeicherten Daten mit einem Klick.
- Als 2021 lokales Datenhosting innerhalb der EU thematisiert wurde, reagierte HubSpot umgehend mit einem entsprechenden lokalen Datenzentrum.
- Außerdem strebt das HubSpot-Portal eine integrale Unterstützung an, z.B. über die Funktion, aktiv Vorschläge anzubieten, um die zentralen Datenschutzregeln einzuhalten.
All diese proaktiven Maßnahmen helfen dabei, die DSGVO langfristig sicher umzusetzen.
Einen letzten Vorteil möchten wir Ihnen nicht vorenthalten: HubSpot bietet Ihnen ein dauerhaft kostenfreies CRM zur Speicherung Ihrer personenbezogener Daten und nicht zuletzt zum Nachweis der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Dieser ist nach Art. 7 DSGVO seit Mai 2018 immer zu erbringen.
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Erfüllt Ihr CRM die Anforderungen der Datenschutz Grundverordnung?
Fazit
Dieser Artikel impliziert eine unumstößliche Wahrheit:
Jedes moderne Unternehmen speichert oder verarbeitet personenbezogene Daten. Folglich muss sich zwangsläufig jedes Unternehmen mit der Umsetzung der DSGVO beschäftigen.
Mit HubSpot steht Ihnen eine Softwarelösung zur Verfügung, die Ihnen diese Umsetzung so leicht wie möglich macht. So bedenken Sie alle Aspekte der Verordnung, vermeiden Strafen und bleiben auch langfristig konkurrenzfähig.
Sollten Sie Zweifel an der Rechtskonformität Ihrer digitalen Datenverarbeitung haben, dann warten Sie nicht. Handeln Sie jetzt!
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Für schnelle Selbst-Recherche: Zur HubSpot Homepage mit einem Klick
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Rechtlicher Hinweis:
Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände anwendet. Wir weisen Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungsbedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf dieses Dokument weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.
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