Hat Ihr Vertriebsteam genügend Zeit für den Verkauf? - Diese Frage kommt nicht von ungefähr: Studien ergaben, dass Verkäufer vielfach nur ein Drittel ihrer Zeit für ihre Kernaufgabe aufwenden, während der Rest des sogenannten Tagesgeschäftes aus Verwaltungsaufgaben besteht. Wir zeigen, wie Sie mit HubSpot Teile dieser Aufgaben automatisieren können und so Ihrem Vertrieb Freiräume schaffen - für die tatsächliche Arbeit mit Kunden.
Durch Vertriebsautomatisierung mehr Verkäufe sichern und Zeit sparen
Die Statistiken sind eindeutig: E-Mails zu schreiben kostet 21 Prozent des Arbeitstages von Verkäufern. Weitere 17 Prozent verbrauchen Eingabe und Regulation von Daten. 12 Prozent ihrer Zeit verbringen Verkäufer durchschnittlich mit internen Meetings. Und weitere 12 Prozent sind weg, bis Ihr Vertrieb alle notwendigen Calls und Termine geplant hat.
Das bedeutet, dass Vertrieb gut beraten ist, die tägliche Aufgabenstruktur effizient zu machen, Abläufe zu optimieren und mehr Zeit zu gewinnen für den eigentlichen Verkauf von Produkten und Dienstleistungen.
Mit HubSpot lassen sich viele dieser Alltagsaufgaben automatisieren oder an automatische Workflows delegieren. Das bedeutet auch eine Ausrichtung auf eine digitale Vertriebsform. Ein sinnvoller Schritt, um die wahre Kapazität Ihres Vertriebsteams freizusetzen.
Diese Prozesse leistet HubSpot in der Vertriebsautomatisierung
Bei mindestens 6 Zeitdieben im Vertriebs-Ablauf kann die HubSpot-Plattform Ihr Team effizient unterstützen und Erfolge steigern.
1. Automatisierte Berichte
HubSpot bietet Vertriebsteams jeden Morgen eine täglich aktualisierte Zusammenfassung aller relevanten Daten, die für eine effiziente Vertriebsplanung gebraucht werden. In Dashboards werden Daten zur aktuellen Zielerreichung, Deal-Statusberichte, Prognosen, Neukontakte und vieles mehr zur Produktivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter transparent gemacht.
Der tägliche Blick auf diese Dashboards sorgt dafür, dass jeder Verkäufer den Überblick behält und Verantwortung für seine Ziele übernimmt. Außerdem spart es wertvolle Zeit, diese Daten nicht permanent manuell abzubilden und für Kollegen aufzubereiten. Selbst der Versand von Berichtsdaten per E-Mail lässt sich automatisieren.
2. Automatische Lead-Verteilung
Im analogen Vertriebsalltag kann ein neuer Lead lange Zeit unbearbeitet bleiben. Zudem entscheidet oft der Zufall, wem die Bearbeitung letztlich zufällt.
Auch viele Vertriebsmanager verbringen viel Zeit damit, Leads zuzuweisen. Diese Zeit könnte produktiver genutzt werden, zum Beispiel um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, mehr Verkäufe abzuschließen.
In HubSpot lassen sich objektive Kriterien definieren, die eine verbesserte und schnellere Lead-Zuweisung ermöglichen. Bei bestehenden Vertriebsgebieten beispielsweise kann ein Lead direkt zum zuständigen Verkäufer weitergeleitet werden.
3. Automatisierte Lead-Priorisierung
Vertriebsmitarbeiter verbrauchen oft viel Zeit, um Leads zu generieren. Aber damit entsteht auch eine neue Problematik: Denn nicht alle Leads besitzen das gleiche Potenzial:
Demografische Eigenschaften oder Merkmale im Online-Verhalten können Indikatoren dafür sein, welche Leads mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Kunden entwickelt werden können. Daher ist es absolut sinnvoll, eine Priorisierung vorhandener Leads durchzuführen (und zu automatisieren), damit die vielversprechendsten davon zuerst bearbeitet werden - ohne ein händisches Gewühle durch Daten.
HubSpot bietet ein automatisches Lead-Bewertungssystem. Die Grundlagen für die Bewertungen können an Hand eigener Kriterien selbst bestimmt werden. Alternativ lässt HubSpot seine Anwender ein System nutzen, das die Bewertung aufgrund von Wahrscheinlichkeiten berechnet. Anhand der fertigen Bewertungen lassen sich so Ansichten generieren, in denen Leads mit der höchsten Bewertung - dem höchsten Lead-Score - immer ganz oben stehen. So werden diese zuerst nachverfolgbar.
4. Automatisierte Erstellung und Bearbeitung von Datensätzen
Jeder Verkauf, jede Kontaktaufnahme, jede Bearbeitung potenzieller Kunden bedingt auch, dass die zugehörigen Vorgänge dokumentiert werden. Das geschieht meist digital in einem CRM-System: Neue Datensätze anlegen, Opportunities bestimmen, Verknüpfungen einrichten… - all diese Zeit ist sinnvoller eingesetzt für echte Vertriebstätigkeit.
Mit der Workflow-Automatisierung im HubSpot CRM-System können hier leistungsstarke Funktionen zur Sales-Automatisierung genutzt werden.
Beispielsweise lassen sich…
- automatisch Aufgaben erstellen, wenn Leads Ihre Webseite nach bestimmten Produkten oder Preisen durchsuchen,
- aus direkten Anfragen ebenso direkt Opportunities erstellen,
- neue Aufgaben bei Status- oder Score-Änderungen von Leads automatisieren,
- E-Mail-Vorlagen erstellen, die bei bestimmten Aktionen automatisch an Leads verschickt werden.
5. Automatisierter Zugriff auf Vertriebsmaterialien
Suchen und Erstellen des besten Materials zum Versand an potenzielle Kunden kann Vertriebsmitarbeiter ein Drittel ihrer Zeit kosten. Denn oft sind solche Infos und Materialien an vielen verschiedenen Stellen gespeichert.
Vertriebsteams steigern ihre Effizienz daher deutlich, wenn Inhalte zentral gespeichert und nachverfolgbar werden. Mit HubSpot stehen benötigte Inhalte an einer einzigen Stelle zur Verfügung. Ihre Verkäufer können leicht darauf zugreifen. So spart der Vertrieb vor und nach jeder Interaktion mit Interessenten jede Menge Zeit.
Zusätzliche Analytics-Funktionen machen zusätzlich nachverfolgbar, wie Interessenten Ihre Inhalte nutzen.
6. Automatisierte Vereinbarung von Terminen
Das traditionelle Prozedere im Vertrieb, um die - für jeden Verkauf essentiellen - Termine zu bekommen, ist viel zu aufwändig: Viel hin und her, zu viele Telefonate, Kaskaden von E-Mails (mit oft zu großem Verteiler)... - Gerade die verbindliche Vereinbarung von Terminen kostet eine Menge Zeit.
Verwenden Sie besser ein Tool wie HubSpot Meetings, um direkte Links zu den Kalendern Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Nutzen Sie diese Links für Terminvereinbarungen in Ihren Blog-Posts, Signaturen und E-Mail-Vorlagen. Zusätzlich kann Ihr Marketing-Team diese Links z.B. in Lead-Nurturing-Kampagnen ebenfalls verwenden.
Fazit
Eine integrative Plattform für Inbound Sales - wie HubSpot - bedeutet eine Investition in die Zukunft. Mit ihr lassen sich zeitraubende Verwaltungsaufgaben im Verkauf automatisieren.
Der Vertrieb wird entlastet, gewinnt wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben und kann so wesentlich mehr leisten, für Akquise, Leadbearbeitung und Neukundengeschäft.
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Rund um das integrierte CRM-System ermöglicht HubSpot eine komplette Ausrichtung auf Kunden in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service. Dafür wurde die Plattform geschaffen und wird ständig weiterentwickelt, denn HubSpot ist davon überzeugt, dass der Erfolg jedes Unternehmens auf dem Erfolg seiner Kunden basiert und dass gesundes Wachstum nur mit Herz und Gewissen möglich ist. Sogar gezieltes Coaching Ihrer Vertriebsmitarbeiter lässt sich über die Plattform organisieren.
Als langjährige Partner von HubSpot wissen wir um die vielen Vorteile und freuen uns darauf, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
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