Der Markt hierfür ist unbeschreiblich groß: Es gibt viele Projektmanagement Tools, die versprechen, die beste Plattform zu sein. Doch welches ist für Sie wirklich hilfreich? Um diese Frage zu klären, haben wir uns vier führende Projektmanagement Tools für den Bereich Online Marketing für Sie genauer angeschaut und verglichen.
Wie bereits in unserem letzten Artikel dieser Reihe beschrieben, gibt es einige Gründe, die für die Verwendung von Projektmanagement Software sprechen. Welche Gründe das sind und wie diese Tools Ihnen die Arbeit erleichtern, können Sie hier nachlesen.
Projektmanagement Tools sind für das Online Marketing unerlässlich, da sie die Zusammenarbeit im Team erleichtern und einen Überblick über alle Aufgaben und Projekte ermöglichen: In einer Agentur oder Marketingabteilung gewährleisten sie eine effiziente Verknüpfung aller Aufgaben. Jedes Teammitglied kann schnell sehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist und welche Deadlines einzuhalten sind. Zudem sind Online Projektmanagement Tools, die in der Cloud gehostet werden, von überall aus zugänglich, was die Arbeit im Home Office oder auf Geschäftsreisen erleichtert.
Erst durch die Verwendung von Projektmanagement Tools können Marketingteams ihre Prozesse optimieren und Zeit sparen, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Wir haben uns folgende Projektmanagement Tools näher angeschaut:
- Wrike
- Factro
- Monday
- ProofHub
- Asana
Projektmanagement Tools: Was können alle?
Alle fünf Tools erleichtern Ihren Arbeitsalltag und helfen Ihnen, in der Projektarbeit den Überblick zu behalten.
In jedem dieser Projektmanagement Tools können Sie
- Ihre Aufgaben und die Ihres Teams praktisch auf verschiedene Projekte aufteilen,
- neue Aufgaben erstellen und diese einem Ihrer Teammitglieder zuordnen,
- Aufgaben priorisieren,
- Fälligkeitsdaten einstellen,
- Die wichtigsten Nachrichten in der Inbox sehen,
- In Projekten oder Aufgaben per Kommentarfunktion unkompliziert mit Ihrem Team kommunizieren.
Außerdem sind sie alle fünf cloudbasiert. Sie können also von überall darauf zugreifen, egal ob aus dem Home-Office, direkt im Büro oder auf Geschäftsreise.
Natürlich gibt es auch einige Unterschiede zwischen den Tools – welches ist für Sie das Richtige?
Wrike: Umfangreich mit vielen Funktionen
Wrike ist eines der ältesten und umfangreichsten Projektmanagement Tools auf dem Markt. Wrike punktet durch die große Anzahl an Funktionen. Durch Integrationen wie HubSpot, Microsoft Teams, Outlook und vielen anderen gängigen Tools, können Sie Wrike praktisch in Ihren Arbeitsalltag integrieren.
Wrike unterscheidet zwischen Ordnern und Projekten, wobei Ordner eher der Informationsquelle dienen sollen, Projekte hingegen der Organisation und Planung von Aufgaben. Sowohl Ordner als auch Projekte können in sogenannte Spaces eingeteilt werden, womit ein Überblick über alle Zusammenhänge sichergestellt werden kann.
Projekte können in verschiedenen Ansichten angezeigt werden, wie zum Beispiel als Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Liste oder Tabelle.
Wrike ist durch seinen europäischen Serverstandort DSGVO-konform und kann somit ohne Bedenken auch unter den deutschen Datenschutz-Regelungen verwendet werden.
Factro: Deutsche Plattform für komplexe Projekte
Mit Factro lassen sich auch komplexere Projekte und Aufgaben einfach darstellen. Die Zusammenarbeit mit Kunden oder anderen externen Partnern lässt sich nur schwer so gut umsetzen wie bei Factro. Bearbeitungs- oder Leserechte können ganz einfach vergeben werden und ein CRM-Modul ist in vereinfachter Form integriert.
Standardmäßig werden Projekte als Projektstrukturbaum angezeigt. Doch auch Ansichten als Kanban-Boards oder Listen sind möglich. Bei den kostenpflichtigen Tarifen stehen dem Nutzer zusätzlich Gantt-Diagramme zur Verfügung.
Factro wurde von deutschen Anbietern entwickelt und hostet seine Server ebenfalls in Deutschland. Wer Factro benutzt, handelt also entsprechend der europäischen Gesetzgebung.
Monday: Ein bunter Spielplatz zum Austoben
Außer den Standardfunktionen verfügt Monday, im Gegensatz zu den anderen Tools, über recht wenige Sonderfunktionen. Monday ist vor allem für kleinere Unternehmen und Agenturen, denn kleinere Projekte, hier Boards genannt, können in Monday sehr gut dargestellt werden.
Durch die vielen Farben und Symbolen, mit denen Monday arbeitet, wirkt die Plattform sehr abwechslungsreich.
Auch in Monday können Boards beispielsweise als Gantt-Diagramm, Kanban-Board oder Tabelle dargestellt werden.
Obwohl die Hauptserver von Monday in den USA gehostet werden, können sich Benutzer des Tools dazu entscheiden, Deutschland als Serverstandort zu wählen. Dennoch ist nicht ganz klar, wie Monday mit personenbezogenen Daten umgeht. Sollten Sie also beispielsweise sensible Kundendaten in diesem Projektmanagement Tool benutzen wollen, sollten Sie sich vor der Verwendung von Monday rückversichern.
ProofHub: Gut in der Zusammenarbeit
ProofHub hat zusätzlich zu den Basisfunktionen leistungsstarke Kollaborationswerkzeuge. User können Diskussionen starten, Gruppenchats führen und Kommentare direkt an Aufgaben und Dateien anhängen.
Ein weiteres Highlight ist die benutzerfreundliche Oberfläche, die eine intuitive Navigation ermöglicht. Außerdem bietet ProofHub anpassbare Workflows und Kanban-Boards, um den jeweiligen Projekt-Fortschritt und die Prioritäten von Aufgaben zu visualisieren. Auch erhalten Teamleiter dank umfassender Berichts- und Zeiterfassungsfunktionen wertvolle Einblicke in die Produktivität und den Projektstatus.
Die Integration von zurzeit acht Anwendungen, darunter Google Drive, Dropbox und OneDrive wird unterstützt und macht die Zusammenarbeit effizienter.
ProofHub, mit Sitz in Kalifornien, USA, hat zwar keine spezielle Option für einen deutschen Serverstandort, legt jedoch nach eigenen Angaben großen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz. Auch hier empfehlen wir eine zusätzliche Prüfung.
Asana: Aufgeräumt und verständlich
Asana eignet sich besonders für den Mittelstand und für die Verwendung in Agenturen. Die Funktionen sind aufgeräumt und schnell zu finden. Der Einstieg in dieses Tool ist einfach und erfordert kein Grundwissen.
Bereits die kostenfreie Version von Asana, die mit bis zu 15 Benutzern verwendet werden kann, ist sehr umfangreich, sodass man in kleineren Teams problemlos zusammenarbeiten kann. Außerdem können externe Mitglieder hinzugefügt werden, um auch die erfolgreiche Arbeit mit Kunden oder Partnern zu gewährleisten.
Asana bietet einige Easter-Eggs, die an verschiedensten Orten versteckt sind. So taucht zum Beispiel ein Fabelwesen auf dem Bildschirm auf, sobald eine Aufgabe als „Erledigt“ markiert wird.
Projekte können sowohl in Gantt-Diagrammen, als auch als Kanban-Boards oder Listen angezeigt werden.
Im Enterprise Lizenz-Modell von Asana besteht die Möglichkeit, alle Daten auf europäischen und somit DSGVO-konformen Servern zu hosten. Ansonsten verwendet Asana Server in den USA. Falls Sie also personenbezogene Daten in Ihrem Projektmanagement Tool verwenden, sollten Sie sich auch hier rückversichern.
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Fazit
Bei der schier unüberschaubaren Anzahl von Projektmanagement-Tools auf dem Markt verliert man schnell den Überblick. Jedes Unternehmen bzw. jede Agentur muss sich selbst ein Bild von den Tools machen und entscheiden, welches am besten zu den eigenen Anforderungen passt.
Wir haben uns vor einiger Zeit für Asana entschieden. Unserer Meinung nach verfügt Asana über alle wichtigen Funktionen, die ein Projektmanagement-Team benötigt. Es ist übersichtlich aufgebaut und Teammitglieder gewinnen schnell einen Überblick. Die Zusammenarbeit sowohl bei internen als auch bei externen Projekten wird durch dieses Tool einfacher. Und für kleinere Teams reicht die kostenlose Version vollkommen aus.
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