Am 13. November wird die Art und Weise, wie Sie Ihre Vertriebsaktivitäten mit Ihren Deals verknüpfen, erheblich verbessert. Von diesem Zeitpunkt an haben Sie die Möglichkeit, selbst auszuwählen, welche Notizen, E-Mails, Anrufe und Besprechungen sich auf der Zeitachse für Deals befinden sollen. Hierdurch wird nicht mehr jede Aktivität automatisch aufgeführt. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, warum HubSpot die Änderung vornimmt und wie sie funktioniert.
Warum die Veränderung?
Der Nutzen der Deal Zeitleiste in HubSpot liegt darin, dass Sie einen 360°-Blickwinkel auf einen bestimmten Deal bekommen. Dazu werden automatisch alle Aktivitäten aus den mit dem Deal verknüpften Datensätzen abgerufen. Dies ist eine sehr nützliche Funktion. Doch es kann auch gleichzeitig sehr überwältigend sein. Warum? Weil nicht alle Kontakt- und Unternehmensaktivitäten mit einem bestimmten Deal verbunden sein sollten.
Hier sind ein paar Beispiele:
- Es werden sämtliche Aktivitäten des verknüpften Unternehmen in die Deal Chronik aufgenommen, auch die, die sich nicht auf den mit dem Deal verbundenen Kontakt beziehen. Beispiel: Ein CSM protokolliert einen Check-in-Aufruf für den Firmendatensatz. Dieser steht nicht im Zusammenhang mit dem Deal, ist aber trotzdem eingetragen.
- Wenn ein Kontakt über mehrere Deals verfügt, werden auch Aktivitäten von dem zugehörigen Kontakt in die Deal Chronik aufgenommen, die sich nicht auf diesen bestimmten Deal beziehen. Beispiel: Ihr Vertriebsteam arbeitet innerhalb eines Unternehmens an drei separaten Abschlüssen, und an allen drei ist ein Stakeholder peripher beteiligt. Bestimmte Aktivitäten sind an einem Deal im Vergleich zu einem anderen beteiligt. Aber sie sind trotzdem auf allen drei eingetragen. Sie stehen dann nicht im Zusammenhang mit dem Deal, sind aber trotzdem eingetragen.
- Aktivitäten werden nach dem Abschluss des Deals (verloren oder gewonnen) von dem zugehörigen Kontakt und Unternehmen in diese Deal Chronik aufgenommen. Wenn der Benutzer ein paar Monate später zu der Chronik des Deals zurückkehrt, ist es unmöglich herauszufinden, welche Aktivitäten dazu beigetragen haben, den Deal abzuschließen oder mit dem Abschluss in irgendeiner Weise zu tun hatten. Dies steht nicht im Zusammenhang mit dem Deal, ist aber trotzdem eingetragen.
Mit diesem HubSpot Update können Sie auswählen, welchen Datensätzen eine Aktivität zugeordnet werden soll, wenn Sie sie protokollieren. Sie erhalten somit eine Deal-Zeitleiste mit nur den Informationen, die sich auch auf diesen Deal beziehen.
So funktioniert's
Wenn Sie eine Aktivität in einem Kontakt-, Unternehmens- oder Dealdatensatz protokollieren oder ausführen – eine Notiz hinterlassen, eine E-Mail schreiben, einen Anruf tätigen, eine Aktivität protokollieren, eine Aufgabe erstellen oder ein Meeting planen – erhalten Sie eine folgende Assoziationsleiste:
Die Tags in dieser neuen Assoziationsleiste zeigen an, wo die Aktivität erscheinen wird. Wenn Sie diese zum Beispiel mit einen Kontakt "elise@hubspot.com" und dem Deal "HubSpot - New Deal" verknüpfen, wird diese E-Mail nur in der Zeitleiste für diese beiden Datensätze angezeigt. Mit den Dropdown-Menüs und den X-Symbolen können Sie Datensätze hinzufügen und entfernen, die mit dem Datensatz verknüpft sind, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie nicht möchten, dass ein bestimmter zugeordneter Deal die E-Mail auf ihrer Zeitachse enthält, können Sie sie einfach entfernen.
Ein paar wichtige technische Anmerkungen:
- Um die Arbeit mit der neuen Assoziatiosnleiste schnell und einfach zu halten, verknüpft HubSpot automatisch den Kontakt, das Unternehmen und die fünf letzten offenen Deals mit dieser Aktivität, wenn Sie eine Aktivität erstellen.
- Diese Funktionalität ist in Ihrem E-Mail-Client noch nicht verfügbar. Es gibt sie nur für Aktivitäten, die in HubSpot stattfinden. E-Mails, die Sie aus Ihrem Posteingang wählen werden dem Kontakt, dem zugehörigen Unternehmen und den fünf letzten offenen Deals zugeordnet. Dies gilt auch für Sequenzen und Interaktionen, die über die mobilen Apps protokolliert werden.
- Alle weiteren Antworten in einem E-Mail-Thread werden den gleichen Datensätzen zugeordnet wie die erste E-Mail im Thread.
- Wenn das neue System eingeführt wird, behalten alle Aktivitäten, die vor dem 13. November erstellt werden, ihre bisherigen Assoziationen, werden aber das neue Assoziierungssystem übernehmen. Wenn also eine Aktivität vor dem 13. November nicht zu einem bestimmten Deal-Datensatz gehört, können Sie die Assoziationen dieser Aktivität bearbeiten.
- Wenn Sie einen neuen Deal erstellen und Kontakte und Unternehmen mit ihm verknüpfen, werden die vorherigen Eingaben, die in diesen Kontakt- und Unternehmensdatensätzen protokolliert wurden, nicht automatisch in den Dealdatensatz übernommen. Sie können die Assoziationen auswählen, die Sie von den einzelnen Datensätzen auf den Deal übertragen möchten.
Ein zusätzlicher Bonus
Mit dieser Änderung in der HubSpot Software werden die Transaktionseigenschaften "Datum der letzten Aktivität" und "Letzte Änderung" jetzt basierend auf den mit dem Deal verknüpften Aktivitäten aus Kontakt- und Unternehmensdatensätzen aktualisiert. Zuvor wurden diese Eigenschaften nur aktualisiert, wenn Aktivitäten vom Deal selbst protokolliert wurden.
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