Hubspot Update (Leitfäden): Leitfadeneinsendung um Workflow auszulösen

Sie haben nun die Möglichkeit, Workflows auszulösen, die mit einem bestimmten Objekt verbunden sind, indem Sie Leitfadeneinsendungen verwenden.

Die Möglichkeit, Workflows anhand von Leitfäden zu initiieren, ist aus verschiedenen Gründen vorteilhaft:

• Effizienz: Durch Automatisierung wird der Workflow reibungsloser und schneller ausgeführt. Manuelle Aufgaben entfallen, wodurch das Risiko von Verzögerungen und Fehlern minimiert wird. Dies spart Zeit und Aufwand, sodass Ihre Mitarbeiter sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
• Konsistenz: Die Workflow-Automatisierung gewährleistet eine einheitlichere Bearbeitung von Leitfadeneinsendungen und unterstützt dabei, Best Practices im gesamten Team umzusetzen.
• Aufgaben-Management: Automatisierte Abläufe verbessern den gesamten Prozess des Workflow-Managements.
• Skalierbarkeit: Durch Automatisierung können Leitfadeneinsendungen effizient skaliert werden, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

So funktioniert es 

Ab sofort können Sie auf der Workflows-Seite Workflows erstellen, die durch Einsendungen eines Leitfadens ausgelöst werden. Diese Leitfäden sind speziell einem benutzerdefinierten Objekt, einem Kontakt, einem Deal, einem Ticket oder einem Unternehmen zugeordnet.

Um die Einrichtung zu starten, navigieren Sie zu „Workflows“ und wählen Sie „Workflow erstellen“ aus. Entscheiden Sie sich für „Komplett neu“ und wählen Sie eines der fünf oben genannten Objekte aus. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Um den Trigger zu konfigurieren, wählen Sie "Wenn ein Event auftritt". Unter "CRM" finden Sie die Option "Leitfadenprotokoll".

Klicken Sie anschließend im linken Menü auf „Trigger hinzufügen“ und wählen Sie „Leitfaden“ und/oder „Benutzer-ID“ aus. Legen Sie hier die Eigenschaften des Events fest.

Wenn Sie den „Leitfaden“ auswählen, können Sie die entsprechenden Leitfäden filtern, die in diese Trigger einbezogen werden sollen. Sie können auch Trigger nach Benutzern einrichten, indem Sie im vorherigen Schritt die Option "Benutzer-ID" auswählen.

Wählen Sie im nächsten Abschnitt aus, ob Sie Filter basierend auf dem ausgewählten Objekt hinzufügen möchten.

Sobald der Trigger konfiguriert ist, können Sie eine Handlung aus einer der vier Kategorien wählen: Kommunikation, CRM, Marketing oder DataOps.

Entscheiden Sie, ob der Trigger nur einmalig beim ersten Auftreten des Ereignisses auf dem Objekt ausgelöst werden soll oder ob er sich selbst wiederholen beziehungsweise fortsetzen soll. Bitte beachten Sie, dass nur Benutzer mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Leitfäden Workflow-Trigger über Leitfadeneinsendungen einrichten können.

Wenn Sie die Protokollierung von Einsendungen in den Einstellungen eines Leitfadens deaktivieren, jedoch den Leitfaden in einem Objekt öffnen und eine Eigenschaft aktualisieren, wird der Workflow dennoch aktiviert. Wenn Sie die Protokollierung von Einsendungen für den Leitfaden deaktivieren, wird keine Interaktion protokolliert, aber der Workflow wird dennoch ausgelöst.

Für wen ist dieses Update?

Fazit

Die Möglichkeit, Workflows über Leitfäden auszulösen, bietet zahlreiche Vorteile, darunter gesteigerte Effizienz und Konsistenz in der Arbeitsabwicklung. Durch Automatisierung wird nicht nur die Bearbeitung von Leitfadeneinsendungen verbessert, sondern auch das gesamte Aufgabenmanagement und die Skalierbarkeit des Prozesses unterstützt.