Ab sofort lässt sich das HubSpot-Helpdesk-Tool mit Microsoft Teams verbinden, um Tickets gemeinsam im Team zu bearbeiten. Damit können Sie jetzt:
- Die Arten von Tickets anpassen, die zu einem verknüpften Microsoft Teams-Kanal gesendet werden.
- Qualifizierte neue Tickets in alle verbundenen Kanäle weiterleiten.
- Thread-Antworten aus Microsoft Teams sowie Ticketkommentare in HubSpot synchronisieren, einschließlich @-Erwähnungen.
- Direkte Aktionen am Ticket in Microsoft Teams ausführen, wie beispielsweise das Bearbeiten von Ticketeigenschaften.
Die Bearbeitung von Tickets erfordert häufig gemeinsames Arbeiten, oft mithilfe von Tools wie Microsoft Teams. Support-Teams legen Wert auf eine direkte Kommunikation und Vernetzung in Echtzeit sowie auf die Zusammenarbeit mit anderen internen Beteiligten, um Tickets zügig und effektiv zu bearbeiten.
Bislang war es nur möglich, ticketbasierte Benachrichtigungen über einen Workflow in HubSpot an einen bestimmten Microsoft Teams-Kanal zu senden. Die Synchronisierung von internen Kommentaren und Teams-Antworten in Threads sowie die Bearbeitung von Tickets direkt aus Microsoft Teams heraus waren jedoch nicht machbar, was die Zusammenarbeit komplizierter machte.
Ab sofort können Sie einfach eine Verbindung zwischen dem Helpdesk-Tool von HubSpot und Microsoft Teams herstellen. Dabei profitieren Sie von sofortigen und informativen Benachrichtigungen zu neuen Tickets für ausgewählte Kanäle, ganz ohne die Notwendigkeit, Workflows einzurichten. Zusätzlich gibt es eine integrierte Funktion, um Tickets direkt in Teams zu aktualisieren, sowie die Option, Ticketkommentare mit Antworten in MS Teams-Threads zu synchronisieren. Dies erleichtert sowohl die Zusammenarbeit als auch den Kundenservice.
So funktioniert es
Um Ihre Microsoft Teams- und Helpdesk-Verknüpfung einzurichten, rufen Sie die Helpdesk-Einstellungen in HubSpot oder die Seite mit den Integrationseinstellungen für Microsoft Teams auf. Wechseln Sie dort zur Registerkarte "Kommunikation" und öffnen Sie die Unterregisterkarte "Helpdesk". Hier haben Sie die Möglichkeit, MS Teams-Kanäle zu verbinden und festzulegen, welche Tickets basierend auf einer wählbaren Standard- oder benutzerdefinierten Eigenschaft an diese Kanäle weitergeleitet werden sollen
Quelle: HubSpot
Durch einen Klick auf „Synchronisierung hinzufügen“ haben Sie die Möglichkeit, den MS Teams-Kanal auszuwählen, den Sie verbinden möchten, und die Bedingungen festzulegen, die Tickets erfüllen müssen, um an den verknüpften Kanal weitergeleitet zu werden.
Nachdem Ihre Synchronisierung eingerichtet wurde, haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Synchronisierungen hinzuzufügen oder die Synchronisierung an- und auszuschalten.
Sobald Tickets in Ihrem Helpdesk die definierten Anforderungen erfüllen, werden sie in Ihrem verknüpften Teams-Kanal zusammen mit Ticketdetails angezeigt, wie etwa Ticketname, ursprüngliche Nachricht des Kunden, Ursprungskanal, zuständiger Mitarbeiter, zugehöriges Team, Kontakt, Unternehmenspriorität, Pipeline und aktueller Status. Zusätzlich stehen Aktionsbuttons zur Verfügung, mit denen Sie das Ticket in HubSpot öffnen oder die Ticketeigenschaften direkt in Teams anpassen können.
Ticket-Kommentare in HubSpot und Antworten im Teams-Nachrichten-Thread werden in beide Richtungen synchronisiert, inklusive @-Erwähnungen. Kommentare, die in MS Teams zum Ticket hinzugefügt werden, erhalten in HubSpot den Vermerk „Synchronisiert von Microsoft Teams“.
Wichtig: Microsoft Teams-Antworten werden ausschließlich für Nutzer synchronisiert, die eine Verknüpfung zwischen HubSpot und Teams besitzen, und erscheinen dort als HubSpot-Kommentare. Weitere Informationen zur Verknüpfung von Nutzern zwischen Teams und HubSpot finden Sie in diesem Artikel.
Für wen ist dieses Update?
Das Helpdesk-Tool von HubSpot steht Kunden mit Service Pro- und Service Enterprise-Abos zur Verfügung. Weitere Informationen zum Helpdesk finden Sie in diesem Artikel.
Besuchen Sie den App Marketplace, um die Microsoft Teams-Integration zu installieren oder mehr darüber zu erfahren.
Fazit
Die neue Integration zwischen dem HubSpot-Helpdesk-Tool und Microsoft Teams bietet Support-Teams zahlreiche Vorteile, darunter die Möglichkeit, Ticketarten individuell zu definieren, neue Tickets automatisch weiterzuleiten, Kommentare und Antworten zwischen den Plattformen zu synchronisieren sowie Tickets direkt in Teams zu bearbeiten. Diese Verbindung erleichtert die Echtzeitkommunikation, steigert die Effizienz durch nahtlose Zusammenarbeit und verbessert somit den Kundenservice erheblich. Die Einrichtung erfolgt schnell und einfach, während Ticketdetails und Kommentare stets synchron bleiben, wodurch Teams ohne komplizierte Workflows produktiver arbeiten können.
