Um mit HubSpot die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte gewährleistet sein, dass jeder Nutzer im richtigen Timing auf erforderliche Inhaltselemente zugreifen kann. Das trifft speziell beim E-Mail Marketing zu. Denn hier benötigen Mitarbeiter, für den Versand wichtiger E-Mails, uneingeschränkten Zugriff auf das HubSpot E-Mail-Tool oder eine bestimmte E-Mail. Mitarbeiter, die nicht über ausreichende Berechtigung verfügen, können nun kontextabhängig den Zugriff anfordern.
Neue Funktion im Detail
Um den Zugriff auf das E-Mail-Tool (oder auf eine bestimmte E-Mail) anzufordern, mussten Benutzer von HubSpot bisher manuell und außerhalb der Plattform einen Administrator kontaktieren und um Hilfe bitten. Diese Vorgehensweise war sehr zeitintensiv und konnte zu Konfusionen führen.
Mit dem neuen Update können Benutzer den Zugriff auf das E-Mail-Tool (oder auf eine bestimmte E-Mail) direkt anfordern, abhängig vom gerade bestimmenden Kontext der Aufgaben.
So funktioniert es
Benutzern, die keine Rechte zum Schreiben und Veröffentlichen von E-Mails besitzen, wird ein Tooltip mit einem Link angezeigt, sobald sie den Mauszeiger im E-Mail-Tool über die Schaltfläche „E-Mail erstellen“ bewegen.
Damit kann der Zugriff direkt angefordert werden.
Für Benutzer ohne Leseberechtigung wird an der gleichen Stelle eine Seite mit der Schaltfläche „Zugriff anfordern“ angezeigt.
(Quelle: HubSpot)
Jetzt kann dem Administrator eine direkte Benachrichtigung gesendet werden. So erfährt er unmittelbar, welcher Benutzer den Zugriff auf E-Mails wieso anfordert.
Quelle: HubSpot)
In der Benachrichtigung des Administrator wird direkt ein Link zur Verwaltung von Berechtigungen angezeigt. Mit einem Klick kommt der Administrator so zum Bereich, wo er erforderliche Änderungen vornehmen und dem Benutzer den Zugriff auf das E-Mail-Tool ermöglichen kann.
(Quelle: HubSpot)
Auch wenn ein Benutzer versucht, auf eine bestimmte E-Mail zuzugreifen, für die er nicht die passenden Berechtigungen hat, wird ihm eine Schaltfläche angezeigt, über die er den Zugriff anfordern kann. Administratoren werden dann über diese Anfrage benachrichtigt und können die notwendigen Änderungen an den Berechtigungen vornehmen.
(Quelle: HubSpot)
Wichtig zu wissen:
Die kontextabhängige Anfrage für das E-Mail-Tool steht allen Benutzern von HubSpot zur Verfügung. Die kontextabhängige Anfrage zum Zugriff auf einzelne E-Mails steht allerdings nur für Kunden von HubSpot Enterprise offen. Denn hierfür ist eine Partitionierung der HubSpot -Assets erforderlich.
Fazit
Der Zugriff auf E-Mails sowie deren Versand sind wichtige Bestandteile des Marketing-Alltags. Nicht immer können dabei alle beteiligten Mitarbeiter mit vollen Zugriffsrechten ausgestattet werden. Die neue Möglichkeit, je nach Projekt oder Kampagne, notwendige Berechtigungen individuell, direkt und innerhalb des Portals anzufordern und zu vergeben ist ein weiterer Schritt im reibungslosen Umgang mit HubSpot.
